Wat is het belang van goed contact met een keynote spreker?

Goed contact met een keynote spreker is essentieel voor het succes van een evenement. Deze communicatie zorgt ervoor dat de boodschap van de spreker perfect aansluit bij de verwachtingen van het publiek en de doelstellingen van de bijeenkomst. Zonder heldere afstemming loopt men het risico dat de presentatie niet het gewenste effect heeft.

Effectieve communicatie helpt bij het creëren van een presentatie die:

• Naadloos aansluit bij het thema van het evenement
• Resoneert met de specifieke doelgroep
• De gewenste boodschap of inspiratie overbrengt
• Praktisch uitvoerbaar is binnen de beschikbare tijd en middelen

Een professionele bemiddelaar zoals SportsSpeakers speelt een cruciale rol in dit proces. Het bureau fungeert als brug tussen opdrachtgever en spreker, waarbij alle belangrijke informatie wordt uitgewisseld. Dit is vooral waardevol bij het boeken van een keynote van een sportspreker, omdat het bureau de specifieke expertise en ervaring van de sprekers kent en kan helpen bij het maken van de juiste match voor het evenement.

Daarnaast zorgt goede communicatie voor vertrouwen bij alle betrokken partijen. De spreker weet wat er verwacht wordt, de opdrachtgever weet wat er verwacht kan worden, en dit creëert een solide basis voor een geslaagde samenwerking.

Wanneer start het eerste contact met een keynote spreker?

Het eerste contact met een keynote spreker start doorgaans direct na de bevestiging van de boeking via het bemiddelingsbureau. Dit is meestal 3 tot 6 maanden voor het evenement, afhankelijk van de populariteit van de spreker en de complexiteit van het evenement. Bij zeer gewilde sprekers kan dit zelfs een jaar van tevoren zijn.

Het typische tijdsverloop ziet er als volgt uit:

1. Initiële aanvraag: Contact opnemen met een bureau zoals SportsSpeakers met wensen voor een spreker die past bij het thema en de doelgroep.
2. Matchmaking: Het bureau stelt potentiële sprekers voor die passen bij de wensen en behoeften.
3. Definitieve boeking: Na akkoord wordt de spreker vastgelegd voor de gewenste datum.
4. Eerste directe contact: Meestal binnen 1-2 weken na de boeking wordt men direct in contact gebracht met de spreker of diens management.
5. Briefingfase: Ongeveer 6-8 weken voor het evenement vindt een uitgebreide briefing plaats.
6. Laatste afstemming: In de laatste weken voor het evenement worden de laatste details besproken.

Bij het boeken van een spreker voor een zakelijk evenement is het belangrijk om tijdig te starten met dit proces. Hoe eerder het contact wordt gelegd, hoe meer tijd de spreker heeft om zich grondig voor te bereiden op het specifieke publiek en thema.

Overigens nemen bemiddelaars in de beginfase vaak het grootste deel van de communicatie voor hun rekening. Dit zorgt ervoor dat men zich kan focussen op andere aspecten van het evenement, terwijl de professionals de afstemming met de spreker coördineren.

Welke informatie moet je delen met een keynote spreker?

Bij het voorbereiden van een succesvolle keynote presentatie is het delen van de juiste informatie cruciaal. Een keynote spreker heeft specifieke details nodig om een presentatie te creëren die perfect aansluit bij het evenement. Idealiter wordt de volgende essentiële informatie gedeeld:

• Doelgroepinformatie: Een beschrijving van wie het publiek is, inclusief demografische gegevens, functieniveaus, branchekennis en verwachtingspatronen.
• Thema en context: Duidelijkheid over het overkoepelende thema van het evenement en hoe de presentatie hierin past.
• Specifieke doelstellingen: Wat moet het publiek meenemen uit de presentatie? Welke actie of gedragsverandering wordt beoogd?
• Praktische details: Datum, tijdstip, locatie, duur van de presentatie en het format (lezing, interactieve sessie, Q&A).
• Technische vereisten: Beschikbare audiovisuele middelen, podiumopstelling en andere relevante faciliteiten.
• Informatie over andere sprekers: Als er meerdere sprekers zijn, is het nuttig om overlap in inhoud te voorkomen.
• Achtergrond van de organisatie: Bedrijfscultuur, uitdagingen en recente ontwikkelingen binnen de organisatie.

Het is ook waardevol om de spreker te informeren over gevoelige onderwerpen die vermeden moeten worden of juist specifieke cases die relevant zijn voor het publiek. Door deze informatie te delen, wordt de spreker geholpen om de presentatie te personaliseren en relevanter te maken voor de specifieke situatie.

Een goede communicatie over deze aspecten zorgt ervoor dat de spreker zich kan voorbereiden op eventuele vragen en dat de presentatie naadloos aansluit bij de verwachtingen van zowel de organisatie als het publiek.

Hoe bereid je een briefing voor een keynote spreker voor?

Een effectieve briefing voor een keynote spreker vraagt om een gestructureerde aanpak die alle essentiële elementen omvat. Deze stappen kunnen worden gevolgd om een complete briefing voor te bereiden:

1. Een briefingdocument opstellen dat dient als centraal referentiepunt met alle belangrijke informatie.
2. Beginnen met een duidelijke omschrijving van het doel van de presentatie en de gewenste impact.
3. Het publiek in detail beschrijven, inclusief hun kennisniveau, verwachtingen en behoeften.
4. De context van het evenement schetsen en hoe de keynote daarin past.
5. Concrete voorbeelden geven van onderwerpen of cases die relevant zijn voor de doelgroep.
6. Praktische informatie delen over tijd, locatie en beschikbare technische middelen.
7. Eventuele beperkingen of specifieke vereisten duidelijk communiceren.

Tips voor een effectieve briefing:

• Specifiek zijn maar ook ruimte geven voor de eigen expertise en creativiteit van de spreker.
• Gebruik maken van een beknopt document, aangevuld met een persoonlijk gesprek (telefonisch of via videocall).
• Zorgen voor een duidelijke contactpersoon die beschikbaar is voor vragen van de spreker.
• Relevante achtergrondinformatie delen zoals jaarverslagen, persberichten of interne communicatie.
• De spreker vragen wat hij of zij nog meer nodig heeft om optimaal te kunnen presteren.

Een goed voorbereide briefing creëert een kader waarbinnen de spreker kan excelleren zonder zich te verliezen in irrelevante zijpaden. Het geeft richting aan de presentatie terwijl het ruimte laat voor de unieke stijl en expertise van de spreker.

Voor sprekers die minder bekend zijn met de branche of organisatie is het waardevol om extra context te bieden, zodat ze hun verhaal kunnen aanpassen aan de specifieke situatie en behoeften van het publiek.

Wat kun je verwachten van de spreker in de voorbereidingsfase?

In de voorbereidingsfase kan van een professionele keynote spreker verwacht worden dat deze actief betrokken is bij het afstemmen van de presentatie op het evenement. Een goede spreker neemt verschillende verantwoordelijkheden op zich om een optimaal resultaat te garanderen.

Van een spreker mag het volgende verwacht worden:

• Voorbereidend onderzoek naar de organisatie, branche en actuele uitdagingen
• Proactieve communicatie over aanvullende informatie die nodig is
• Het aanpassen van de presentatie aan de specifieke doelgroep en thematiek
• Het delen van een conceptopzet of outline van de presentatie
• Duidelijkheid over technische behoeften en presentatiemateriaal
• Beschikbaarheid voor afstemming via telefonisch of videocontact
• Tijdige aanlevering van presentatiemateriaal voor technische checks

De meeste sprekers zullen ongeveer 1-2 contactmomenten inplannen in de aanloop naar het evenement. Dit omvat meestal een initiële afstemming, een inhoudelijke bespreking en een laatste check kort voor het evenement. Sommige sprekers sturen ook een vragenlijst om specifieke informatie te verzamelen die hen helpt bij het voorbereiden van een gerichte presentatie.

Het inhuren van een ervaren sportspreker brengt ook unieke voordelen met zich mee. Deze sprekers brengen vaak waardevolle inzichten uit de sportwereld die relevant zijn voor zakelijke uitdagingen zoals teambuilding, leiderschap en prestatieverbetering. Ze kunnen putten uit persoonlijke ervaringen die een krachtige impact hebben op het publiek.

De mate van betrokkenheid in de voorbereidingsfase is vaak een goede indicator voor de kwaliteit van de uiteindelijke presentatie. Sprekers die grondig te werk gaan in deze fase, leveren doorgaans ook een beter afgestemde en impactvolle keynote.

Tot slot is het belangrijk te onthouden dat de voorbereidingsfase tweerichtingsverkeer is. Hoe beter de spreker geïnformeerd en ondersteund wordt, hoe beter de spreker in staat is om een presentatie te leveren die exact aansluit bij de wensen en verwachtingen.

Ben je op zoek naar een professional die jouw evenement naar een hoger niveau tilt? Bij SportsSpeakers helpen wij je graag bij het vinden van de perfecte keynote spreker die past bij jouw doelstellingen, thema en publiek. Wij begeleiden het volledige proces van eerste contact tot en met de dag van het evenement, zodat jij je kunt concentreren op andere aspecten van jouw bijeenkomst.